Checklista för samfällighetens hemsida

1. Beskriv föreningen och det gemensamma

Skriv en kort presentation av området och vad föreningen förvaltar. Använd föreningens egna handlingar och godkända uppgifter som underlag. Hemsidan ska hjälpa läsaren att hitta praktisk information och rätt kontakt.

• Föreningens namn och område framgår.
• Gemensamma vägar, garage eller andra anläggningar beskrivs korrekt.
• Det finns en tydlig ingång för nya medlemmar.
• Information om ansvar är granskad av styrelsen.

2. Ordna praktisk information efter behov

Skapa avsnitt för de frågor som faktiskt gäller er förening. Samla stabil information på egna sidor och använd nyheter för tidsbegränsade besked. Då behöver medlemmen inte leta efter parkeringsinformationen bland gamla städdagar.

Ett nyhetsmeddelande om snöröjning kan exempelvis länka till sidan med återkommande information om framkomlighet och kontakt. Uppdatera grundinformationen på ett ställe.

• Vägar, snöröjning och underhåll har relevanta kontaktvägar.
• Parkering och garage beskrivs utifrån era faktiska förhållanden.
• Gemensamma tjänster som fiber, vatten eller avfall finns med när de är relevanta.
• Städdagar och andra aktiviteter har datum, samlingsplats och ansvarig kontakt.

3. Sortera dokument innan de publiceras

Gör en dokumentlista med namn, version, ansvarig och tänkt åtkomst. Styrelsen behöver granska vad som kan ligga öppet. Publicera inte hela interna mappar bara för att göra flytten snabbare.

Använd läsbara filnamn och förklara vad varje länk innehåller. Spara en ordnad kopia av originalmaterialet hos föreningen, så att webbplatsen inte blir den enda plats där dokument finns.

• Aktuella och äldre dokument går att skilja åt.
• Styrelsen har granskat innehåll och personuppgifter.
• PDF-filer och andra länkar går att öppna på mobil.
• Material som kräver begränsad åtkomst hanteras i ett lämpligt separat system.

4. Gör kontakten enkel att hålla aktuell

Ange vilken typ av ärenden respektive kontakt hanterar. En funktionsadress till styrelsen är enklare att förvalta vid personbyten. Om det finns ett kontaktformulär behöver någon äga ansvaret för inkorgen.

Prova ett fullständigt inskick och ett svar före lansering. Om Facebook eller mejl används för påminnelser kan de länka till samma aktuella information på hemsidan.

• Kontaktuppgifter är kontrollerade och godkända.
• Formulär levererar till avsedd mottagare.
• Sociala ikoner leder till föreningens riktiga profiler.
• Besökaren förstår när en extern tjänst eller leverantör ska kontaktas.

5. Bestäm omfattning, kostnad och ansvar

Lista vad som behövs vid första lanseringen. En offentlig informationssida kan vara ett avgränsat projekt. Bokningar, medlemsinloggning och betalningar behöver egna krav om föreningen också vill ha dem.

Be leverantören skilja projektpris från domän, hosting och löpande uppdateringar. Bestäm vem som lämnar material, vem som godkänner och hur sidan ska förvaltas när styrelsen förändras.

• Sidor, dokument och funktioner står i underlaget.
• Projektpris och löpande kostnader är åtskilda.
• Tid för styrelsens granskning finns i planen.
• Domänägande, konton och överlämning är dokumenterade.

6. Testa med en medlem före lansering

Be någon som inte deltagit i bygget hitta kontakt, ett aktuellt dokument och information om en gemensam anläggning. Prova på en liten mobilskärm. Kontrollera också att gamla länkar leder rätt om en tidigare hemsida ersätts.

Anteckna åtgärd, ansvarig och datum för varje brist. Efter lansering kan styrelsen använda samma lista när nya dokument publiceras eller ett nytt verksamhetsår börjar.

• Text går att läsa utan sidledsskroll.
• Meny och kontakt fungerar på mobil och dator.
• Länkar och dokument öppnas på rätt adress.
• Föråldrade besked är borttagna eller tydligt arkiverade.
• En utsedd person kan beställa eller göra avtalade uppdateringar.